Record Retention Schedule
Agung
Priyadi Nugraha (30111352)
BOGOR | 1DBO4 MANAJEMEN INFORMATIKA
S
|
ebelum kita masuk
kedalam pengertina recrd retention schedule, maka kita ulang sedikit masalah
filing yang sudah ditulis pada bulan sebelumnya.
Dalam FILING kita bicarakan bagaimana cara menyimpan
data-data ataupun surat-surat perusahaan yang penting, tanpa melihat batas
waktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharusnya disimpan. Untuk itu masalah
kapan dan perlukah suatu papers disimpan dan kapan seharusnya surat, data
maupun laporan sebaiknya dimusnahkan kita perlu mengetahui apa yang
dinamakan Record Retention Schedule.
Adapan pengertian Record Retention Schedule menurut FX
Soedjadi adalah sebagai berikut :
Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang
harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan
penggolongan, pemilihan, distribusi atauun disposisi dari record untuk
menentukan recods yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya
serta jenis-jenis records yang mana dan dalam jangka waktu berapa lama pula
perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.
Kalau records tersebut setelah dimasukkan kedalam file
sudah dimanfaatkan untuk mengatasi masalah atau persoalan-persoalan perusahaan
maka records tersebut sudah dapat dimusnahkan.
Sedangkan yang termasuk kedalam records ini adalah
sebagai berikut :
a.
Surat-surat undangan rapat.
b.
Dokumen-dokumen yang bersifat periodic.
c.
Surat-surat keterangan ijin dan sakit.
d.
Surat-surat dinas kecabang perusahaan,
dan sebagainya.
Records
yang penting
Yang termasuk records ini adalah catatan-catatan atau
laporan-laporan ataupun dokumen-dokumen yang mempunyai waktu penggunaannya
dalam jangka waktu yang relative lama, misalnya dalam jangka waktu 4 atau 5
tahun.
Yang tergolong ke dalam recods yang penting adalah :
a.
Dokumen-dokumen penjualan.
b.
Laporan-laporan keuangan.
c.
Catatan-catatan pembukaan mengenai
penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan.
d.
Wesel-wesel tagih, dan sebagainya.
Record
yang sangat penting
Records inilah yang akan disimpan selama-lamanya sampai
bangkrutnya perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Karena records ini
menyangkut mati-jidupnya perusahaan misalnya menyangkut segi yuridis atau
historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut.
PENGGOLONGAN RECORDS
Penggolongan records ini dilakukan untuk mengatasi
masalah dalam melakukan pilihan dan menentukan kapan suatu records harus
dimusnahkan atau disimpan untuk selamanya.
Adapun penggolongan records menurut FX Soedjadi adalah
sebagai berikut :
1.
Records yang tidak penting (nonessential).
2.
Records yang dapat dimanfaatkan (helpful).
3.
Records yang penting (important).
4.
Records yang sangat penting (vital).
Referensi :
e-book Organisasi dan metode #
e-book Organisasi dan metode #
0 komentar:
Posting Komentar